コーポレートサイト制作の人手不足を外注で解決する方法

コーポレートサイトの制作や更新が滞り、担当者に負荷が集中してしまう状況は、多くのBtoB企業で起きています。社内に担当者がいても、ディレクションやクリエイティブの経験が限られる場合、制作は思うように進みません。さらに、外注しても品質のばらつきや手戻りが続けば、結局は自分が巻き取ることになり、改善が進まないという悪循環に陥ります。

本記事では、そんな「社内の制作リソース不足」を外注と再現性ある制作フローで解決する手順を紹介します。読了後には、具体的なアクションが明確になり、すぐに改善に着手できる状態を目指します。

なぜコーポレートサイト制作は人手不足で止まるのか？

コーポレートサイト制作が滞る背景には、単純な人員不足だけでなく、担当者のスキル差やフローの属人化、外注の品質ばらつきなど複数の構造的な問題があります。まずは原因を整理し、どこを外部に委ねるべきかを見極めることで、制作を継続的に進められる体制が整います。

1. 制作ディレクションのスキルが不足している

社内担当者がマーケティング業務や事務作業を兼任している場合、構成案の作成やワイヤー設計の経験が十分でないことがあります。その結果、外注先に渡すべき指示書の解像度が低く、制作側も判断に迷いやすくなります。

また、目的や要件が曖昧なまま進行すると、初稿の質も一定になりません。外注のスキルが高くても、インプットが不十分だと成果物は乱れがちです。まずは担当者のディレクション力を補う工夫が必要です。

2. 業務が属人化し、手順が標準化されていない

前回の制作手順が文書化されていなかったり、進め方が担当者ごとに異なったりすると、プロジェクトの蓄積が断片的になりやすい状況が生まれます。結果、毎回ゼロベースで説明が必要となり、外注とのコミュニケーション負荷も増大します。

さらに、作業の引き継ぎが難しくなるため、担当者不在時に制作が一気に停滞してしまうケースも少なくありません。標準化されたフローを作ることで、この負荷を大幅に下げられます。

3. 外注しても成果がばらつく

外注を活用しても成果物の品質やスピードが安定しないのは、依頼内容の粒度や検収基準が曖昧なことが一因です。

制作会社ごとに理解の深さや得意領域が異なるため、指示が曖昧だと成果物に差が出やすくなります。また、コミュニケーションルールが不明確なまま進むと、修正回数が増えてしまい、社内負荷も高まりがちです。

外注を活かすためには、依頼と評価を標準化する仕組みが重要な要因となります。

4. ガバナンス設計が弱く、改善サイクルが回らない

制作完了後に振り返りが行われず、成功パターンが整理されないと、毎回同じつまずきが再発します。外注とのやり取りや制作物の改善点を棚卸ししないまま次の案件に進むと、プロジェクトの再現性が育ちません。

ガバナンスが弱い状態では、担当者が入れ替わったタイミングで品質が急激に落ちることもあります。改善点を蓄積し、次の制作へ反映するサイクルを作ることが、安定した運用につながります。

人手不足でも回る“外注ファースト”制作フローとは？

人手不足の状況で制作を止めないためには、担当者の経験値に左右されない再現性のあるフローを構築することが大切です。外注を前提とした仕組みを整えることで、社内の負荷を抑えつつ高い品質を維持できます。

まずは以下の3要素をそろえると、制作が格段に滑らかになります。

1. 目的と成果物の定義を明確にする

制作の目的やターゲット、どのフェーズで使うコンテンツなのかを明確にすることで、外注先は迷わず制作を開始できます。意図が共有されていないまま進行すると、成果物の方向性がずれやすく、修正が増えがちです。

逆に目的と到達点を統一できれば、初稿の精度が大きく変わります。制作前に整理しておくべき項目が定まっていれば、外注の力を最大限に引き出せるようになります。

2. 役割分担を決める（内製・外注の境界線）

戦略や企画の検討は社内が担い、デザインや実制作は外注に任せるなど、作業領域の線引きを行うことでプロジェクトが安定します。役割の境界が曖昧だと、「どこまで誰が決めるのか」が不明確になり、判断待ちが増えて進行が遅れます。

適切な分担が決まっていれば、社内の意思決定に集中でき、外注側も迷わず作業に専念できます。負荷軽減と品質の両立につながるポイントです。

3. 品質基準（検収基準）を共有する

初稿の良し悪しを一目で判断できる基準を整えておくと、外注との修正が大幅に減ります。

具体例として「見出し構成」「トーン＆マナー」「デザイン要件」など、判断項目をチェックリスト化すると効果的です。基準が共有されている状態であれば、外注は意図に沿った制作を行いやすく、社内レビューの手間も減少します。

結果として、制作が止まりにくいフローが実現します。

外注に渡す要件定義の作り方｜迷わせない指示書のポイント

外注が成果を出せるかどうかは、ほぼ要件定義の精度で決まります。依頼内容が曖昧だと、どれだけ優秀なパートナーでも意図を汲み取れず、初稿から大きくズレてしまいます。

逆に、必要な情報が整理されていれば、初めて組む外注でも狙い通りの制作物を仕上げやすくなります。ここでは、迷わせない指示書を作るために押さえるべき項目を具体的に紹介します。

要件定義で必ずまとめるべき7項目

指示書には、外注が判断に迷わないための最低限の要素を盛り込む必要があります。この7項目が揃っていれば、認識のズレを大幅に減らせます。

特に重要なのが「目的」と「構成」です。これらが明確であれば、経験の浅い外注でも方向性を見失わず、初稿の精度が格段に上がります。

ページの目的

なぜこのページを作るのか、どんな成果を期待しているのかを明記します。目的が曖昧だと、デザインやコピーの方向性が定まりません。

「資料請求を増やしたい」「ブランドイメージを伝えたい」など、具体的なゴールを書くことで、外注は優先すべき要素を判断しやすくなります。

ターゲット像

誰に向けて作るページなのかを具体的に伝えます。年齢・職種・課題感などを整理しておくと、外注はトーンや訴求内容を調整しやすくなります。

ペルソナまで作り込む必要はありませんが、最低限の属性と悩みを共有するだけで、完成物の精度は大きく変わります。

ページ構成案

どのような順番で情報を配置するかを箇条書きで示します。構成が決まっていないと、外注は何を優先すべきか判断できず、初稿が大きくズレる原因になります。

「ファーストビュー→課題提起→サービス紹介→事例→CTA」のように、セクションごとの役割を明示しておくと安心です。

ワイヤーフレーム(簡易でOK)

レイアウトの大まかなイメージを図で共有します。手書きやパワポで作った簡易版でも十分です。

視覚的に配置を伝えることで、外注はデザインの方向性を理解しやすくなり、認識のズレを大幅に防げます。

使用する素材(写真・ロゴ・文章の有無)

どの素材を提供できるのか、何を外注に任せるのかを明記します。素材の有無が不明確だと、スケジュールや費用の見積もりが狂いやすくなります。

「ロゴと写真3点は支給」「テキストは外注に依頼」など、提供範囲を明示しておくことで、作業の進行がスムーズになります。

トンマナの方向性

デザインやコピーの雰囲気をどう仕上げたいかを伝えます。参考サイトのURLを添えると、外注はイメージを具体的に掴めます。

「信頼感を重視」「親しみやすく軽快に」など、言葉と参考例をセットで共有すると、トーンのズレを防ぎやすくなるでしょう。

納期と修正の回数

いつまでに何を納品してほしいか、修正は何回まで対応可能かを明記します。納期が曖昧だと、外注は優先度を判断できず、スケジュールが遅れやすくなるため控えましょう。

「初稿は○月○日、修正は2回まで」と具体的な条件を示すことで、双方の認識を揃えられます。

失敗しない制作フロー設計｜RACIで属人化を防ぐ

制作フローを安定させるためには、誰がどの責任を持つのかを明確にする役割設計が重要です。その際に役立つのが「RACI」というフレームです。外注を含めて関係者の役割を整理しておくことで、判断の遅延や承認漏れを防ぎ、制作が止まるリスクを減らせます。

RACIの基本

RACIは制作の流れをスムーズにするための役割定義フレームで、責任範囲を明快にできます。

外注を含めて役割を決めることで、作業の境界が曖昧になるのを防げます。さらに、誰が判断するべきかが一本化されるため、承認の停滞が起こりにくくなります。チーム規模に関わらず効果を発揮する仕組みです。

小さなチームの承認フロー例

少人数のチームでも、以下のように工程を整理するだけで制作は驚くほど止まりにくくなります。

シンプルな流れでも役割を明確にすると、判断の遅延が減少します。また、外注側もどこで誰が承認するのかがわかるため、無駄な確認作業がなくなり、全体のスピードが向上します。属人化を抑えるうえでも有効なフレームです。

外注の品質を安定させる検収チェックリスト

外注パートナーの力量が高くても、明確な検収基準がなければ成果物に差が生まれます。あらかじめチェックポイントを言語化しておくことで、判断の揺れを防げます。基準を共有できれば、修正の往復が少なくなり制作期間も短縮されます。まずは土台となるリストを整えることが重要です。

チェックすべき主なポイント

外注の成果物を安定させるには、基準となるチェックリストの活用が欠かせません。特に以下の観点が揃っていると、品質が大幅に安定します。

これらを事前に伝えておくだけで、外注側の判断がそろい、やり取りの無駄が減ります。結果として制作スピードが高まり、チーム全体の負荷も軽くなるでしょう。

成功率を高める外注パートナー選定の基準

外注を選ぶ際は、制作スキルだけを基準にすると意思疎通に時間がかかり、結果的に手戻りも増えがちです。特にBtoB領域では、業界特性の理解やフローの成熟度、コミュニケーション力が成果に大きく影響します。これらの要素を総合的に見ることで、制作成功率が大きく向上します。

1. 過去の実績（BtoBサイト経験の有無）

BtoB企業では検討プロセスが複雑なため、業界特性を理解している外注ほど制作の意図を正確につかみます。専門性が高い業界では、用語や顧客行動の背景を理解していることで、構成やデザインの判断スピードが自然と向上します。

経験があるパートナーであれば、スムーズに意図をくみ取り、初稿の質が安定します。結果として社内レビューの工数も抑えられます。

2. 制作フローの成熟度

優れた外注ほど、ヒアリングから納品までの流れが整理されています。

プロセスが曖昧だと情報抜けが起こりやすく、修正の往復も増えてしまいます。逆に、フローが確立されている外注なら、進行管理が安定し、納期も読みやすくなります。

要件定義・初稿・修正・納品といった工程が明文化されているかを確認するだけで、安心して任せられるかが判断できます。

3. コミュニケーションの密度とレスポンス

制作の成功は、外注とのコミュニケーション量とレスポンスの速さに大きく左右されます。やり取りに間が空く外注では、齟齬が蓄積しやすく、修正の回数が増えてしまいます。

一方、定期的に進捗共有がある外注は、方向性がずれにくく、修正も最小限で済みます。レスポンスが早いパートナーを選ぶことで、制作全体のスピードと品質が大きく向上します。

よくある失敗と回避策

外注と内製の連携がうまく進まない場面には、いくつかの典型的な原因があります。これらのつまずきは、事前に対策を整理しておくだけで大半を防げます。発生しやすい失敗を知り、それに合った回避策を準備することで、制作の安定度を高められます。

依頼内容が曖昧で初稿がズレる → 指示書テンプレを整備する

初稿のズレは、多くの場合「依頼文の粒度不足」から起こります。担当者の頭の中にある条件が十分に書き込まれていないと、外注の理解が分散し、完成イメージが一致しません。

この問題を防ぐには、テンプレ化された指示書が大きく役立ちます。構成要素・目的・参考例・トーンを事前に入れ込んでおくことで、外注側が迷いにくくなります。案件ごとに微調整するだけで質が揃い、修正の回数も減ります。

承認者が多すぎて判断が進まない → 承認ポイントを3段階に絞る

承認者が多いと、確認者ごとに異なる指摘が入るため、方向性がぶれやすくなります。判断が遅れることでスケジュール全体が圧迫され、外注側も作業を進めづらくなります。

この状況を避けるためには、承認の段階を「初稿確認→責任者チェック→最終承認」の3つに絞るのが効果的です。ポイントが明確になると意見の衝突を抑えられ、外注とのやり取りも管理しやすくなります。

修正依頼が曖昧で方向性がブレる → 優先順位を明確に伝える

修正内容の伝え方が抽象的だと、外注側はその意図を正確に読み取ることができず、結果として新たなズレが生じやすくなります。特に、複数の修正ポイントを一度に依頼した際、どれを優先すべきかが不明確だと、対応順が分散してしまい、完成までの道筋が乱れてしまうのです。

最初に「必須」「推奨」「可能なら」の3区分で優先順位を共有しておくと、外注は迷うことなく対応を進められます。これにより、作業の方向性が安定し、手戻りの心配も抑えられるでしょう。

毎回ゼロベースで依頼してしまう → 改善点を1つずつ蓄積する

都度ゼロから依頼文を作成していると、制作プロセスが標準化されず、毎回同じ説明を繰り返すことになります。これでは社内の負荷が増えるばかりで、外注側も再現性のある成果を出しづらくなります。この状況を変えるには、案件ごとに「改善点を1つだけ残す」仕組みが有効です。

次回に反映する項目を積み上げていくことで、少しずつテンプレが洗練されます。結果として、依頼の質が上がり、制作効率も向上します。

まとめ｜今日から始める改善チェックリスト

外注との連携を安定させるには、大掛かりな仕組みは必要ありません。以下の5つを整えるだけで、制作は驚くほど回り始めます。

この5つを順番に実行していけば、制作の質とスピードが同時に向上します。小さな改善の積み重ねが、やがて再現性の高い制作体制を生み出します。

制作が回る体制づくりを進めたい企業へ

もし「制作を改善したいが、社内リソースが不足している」「外注がうまく機能していない」という状況であれば、MRMを活用した制作体制の構築が大きな助けになります。

貴社の状況に合わせて、以下のようなサービスをご用意しています。

制作が止まらない仕組みを作り、成果につながる体制を一緒に整えていきましょう。
詳しくは以下のバナーからご覧いただけます。