【新入社員の定着率を高める】メンター制度とは？

メンター制度とは

メンター制度とは経験の浅い新入社員や若手社員に対して、先輩社員が仕事・個人の悩みに関する相談に乗ることで個人の成長をサポートする制度です。
サポートをする社員を「メンター」、サポートを受ける社員を「メンティー」と呼びます。
新人教育でよく用いられる「OJT」とは異なり、主にメンタル面のサポートを行うことが特徴的です。
メンター制度の定義は企業によって様々であるため、アイトリガーではメンター制度を上司とは別に歳の近い先輩社員が相談役（メンター）となる制度と定義付けています。

メンター制度の目的

メンター制度導入の目的は主に以下の3つです。

離職防止

若手社員が離職してしまう原因には「仕事がうまくいかない」「人間関係がうまくいかない」といったサポート次第で改善可能な理由も見受けられます。
もし若手社員がこのような悩みを抱えていたとしても、相談役のメンターがいれば悩みが小さなうちに向き合うことができます。
そうすることで”離職の兆し”に早い段階で気づくことができ、入社間もない時期の離職防止に繋がります。同時に職場への早期定着も図ることができます。

心理面のケア

若手社員に悩みはつきもの。
先輩社員は難なくこなしている内容が、若手にとっては不安材料だった、なんてこともよくあります。そのため、常に相談しやすい環境の整備は心理面のケアに繋がります。
仕事を教えてくれる先輩や上司には少し言いづらい…忙しそうだから声がかけづらい…という時も信頼関係のあるメンターがいれば気持ちはかなり楽になります。

特に様々な企業で導入が広まっているリモートワーク環境下では、業務効率化が進む一方でコミュニケーションが希薄化し、若手社員・中途社員が孤独を感じてしまうことも少なくありません。
リアルで顔を合わせる機会が減ってしまった今こそ、”悩んだときに一番初めに相談できる先輩”を仕組みとして用意し、密なコミュニケーション環境を作ることが重要です。

成長促進

職場や仕事への不安が解消できればパフォーマンスを十分に発揮でき、スキル面の成長も見込めます。困ったことが起きたときすぐに相談して解決できる環境は成長スピードを格段にアップさせます。
また、メンター制度はメンター自身の成長にも役立つのが特徴です。
メンティーに教えるために自然とこれまでの業務や経験の振り返りを行うので、メンター自身の理解をより深めることに繋がり、今後のキャリアを考えるきっかけとなります。
また、メンティーをサポートするにあたって責任感・自主性も自然と芽生え、後輩育成スキルも身につきます。

「メンター制度」導入の背景

アイトリガーでメンター制度を導入することになった背景は3つあります。

1つ目は心理的安全性の確保です。アイトリガーでは、入社1～2年目の退職率の改善が課題でした。早期に退職してしまったメンバーの理由には、「上司や先輩が忙しそうで声がかけづらかった」「メンバー間のコミュニケーションを活発に取れなかった」といったものがありました。そのため、コミュニケーション上のストレスを減らし、若手社員の定着率アップを目指しました。

2つ目は成長できる環境づくりです。新卒特有の悩みや研修内容に対する課題点をメンバーから聞き出し、会社の制度に取り入れようと考えました。これらはキャリアが長くなればなるほど忘れてしまったり視野が狭くなる部分でもあるため、若手の生の声を元に制度や研修内容を見直して新入社員がスピード感を持って成長できる環境づくりを狙いました。

3つ目はコロナ禍でのコミュニケーション機会創出です。メンター制度を導入した2021年はコロナ真っ只中。入社直後からリモートワークが続く状況で、ローテーション出社となってからもコミュニケーション機会の減少が懸念されていました。
そうしたなかで、メンターをペアでつけることで、社員教育としての効果はもちろん、シャッフルランチなど他部署との交流機会への参加をうながすきっかけにもなればとの想いがありました。

ちなみに、メンターとメンティーの組み合わせについては、人事がメンター制度の趣旨を説明した上で、相性や業務関係を考慮して所属部長が決定しています。

「メンター」と「OJT」の違い

OJTとは、業務に必要なスキルや知識を実務を通して指導していく教育方法です。
この場合の指導者は直属の上司や先輩となります。

一方でメンター制度は、仕事・個人に関する悩みに対して解決のサポートを行うことで成長の促進を図る制度です。メンターには年齢の近い社員や業務上で接点が少ない他部署の社員から選ぶことが多いです。

このようにOJTとメンター制度では導入の目的もサポート方法も全く異なるため目的に応じたサポートが新入社員のためになります。

アイトリガーが捉える「メンター制度」とは

「メンター制度」については企業によって様々な定義が定められており、アイトリガーではメンターをメンティーにとって”一番身近な相談役”と位置づけています。
これは本来の目的である、気軽に相談できる関係性を守るためです。

メンター制度でよくある失敗事例として、メンターがOJT担当的立場を担ってしまうことでメンティーはメンターに声をかけづらくなってしまい、結果として気軽に相談できる存在がいなくなってしまうということがあります。
これではメンター制度導入の目的が果たせないため、アイトリガーでは新卒教育のポジショニングについて以下のような体制をとっています。

もちろん簡単な業務の質問に答えることやアドバイスを行うこともありますが、基本的に業務にかかわる指導はマネージャー及びOJT担当のポジションの人が行います。
そうすることでメンティーから見た先輩社員の棲み分けを明確にし、コミュニケーションが円滑に行えるようにしています。
メンティーが会社になれるまでの初期のコミュニケーションは、メンター発信を意識しています。
これはメンターはメンティーにとっての最初の相談相手という位置づけを確立させるためです。徐々に慣れてきたらメンティー発信のコミュニケーションがとれるようにシフトしていきます。

メンターメンティーに聞いてみた！メンター制度やってみてどうだった？

今回は、2022年度のメンター・メンティーそれぞれにアンケートをとり、メンター制度実施の感想を聞いてみました。

ーメンターを担当してみて、どんなことが自分の力になった？

回答者：2022年度メンターの皆さん

• 人に説明することで、自分自身改めて知識の確認と定着をさせることができた。自身の曖昧だった部分も再確認できた。
• メンティーにとっては社会に出て初めての一番身近な先輩になるため、関係性を構築していくためにも信頼を得るコミュニケーションを意識・実行できるようになった。
• 親近感と威厳を両立させるコミュニケーションは難しかったけど、徐々に信頼関係が構築されていくのが目に見えるのがとても良い経験になった。
• 何年か担当することで、土台を作って安心してサポートすることができるし、とはいえメンティーは毎年変わるので、その人に併せたサポート方法やアドバイスをするという対応ができるようになった。

ー改善点はある？

• 自分たちがメンティーの立場だったとき、メンターに話しかけづらい雰囲気のときがあったため、意識して改善することができた。
• 現状、人によってサポートの質が異なっている。メンターMTGの実施やナレッジの共有を通してある程度の標準化が必要なのでは。

ーメンター制度はどうだった？

回答者：2022年度メンティーの皆さん

• メンターとの面談は頭を整理できる時間だったから実施してもらえて良かった。毎朝タスクや色々な情報共有の時間が習慣になっていたから終わるのが寂しい。
  ※メンターからの制度としてのサポートは7月末で終了。
• メンターと情報共有をすることで自分だけでは気づけないミスや改善点が明らかになったので良かった。
• 年齢が近いため安心感が強く、近い目線でのアドバイスを貰えてありがたかった。評価されていると感じることもなく、純粋に頼ることができる存在だった。
• 部署が違う先輩がメンターだったが、新しい環境での不安を解決してくれる存在だった。相性が良く相談もしやすかったためメンター制度が終わるのは少し寂しい。
• 人数が少ない部署に所属しているためメンター制度を通して、業務上では関わりのないメンバーと定期的に話す機会ができて良かった。
• 特に研修期間中にわからないことを質問する時間を作ってくれたのが良かった。その日中に問題を解決できるためインプットの速度が上がった。
• 毎日15分相談タイムを設けてもらった。研修でインプットした内容を日報にアウトプットして、それに対して相談タイムでフィードバックを貰えたのでインプット～アウトプットの流れができたのがとても良かった。毎日気軽に相談できる人がいて心強かった。
• 困っているけど上司に言いづらいことを代弁してくれた。研修担当などにはできないライトな相談がしやすかった。

ーもし自分がメンターになったとしたらどんなメンターになりたい？

• 相談しやすいメンター。この人に聞けばなんとかなる！という信頼感を得たい。
• 積極的にコミュニケーションをとりにいけるメンター。入社直後、何をやればいい？いつ帰ったらいい？と右も左もわからなかった時にメンターが声をかけてくれてとても助かったから。
• 毎日コミュニケーションをとれるメンター。細かい情報交換で事前にミスやトラブルを防いであげたい。
• 業務、人間関係含めてサポートできるメンター。話しかけやすい雰囲気をまとうことに気をつけたい。

参考記事

https://kotobank.jp/word/%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%82%BF%E3%83%BC-178863
https://jinjibu.jp/keyword/detl/44
https://www.aidem.co.jp/business/reterm/ikusei-khowhow/1391/index.html?
https://media.unipos.me/mentor-system