営業資料を外注で効率化｜人手不足でも成果が出る構築法

多くのBtoB企業が、営業資料の作成が止まり、次の施策に進めないという課題に直面しています。資料づくりは、内容整理からデザイン、検証までの一連の作業を担う人材が不足しがちで、改善の手をつけられないケースが後を絶ちません。

しかし、資料作成を外注し、社内は企画と方向づけに集中するだけで、制作プロセスは驚くほど安定します。明確なフローを整えることで、成果の出る営業資料を継続的に生み出せるようになります。

本記事では、人手不足でも可能な「外注を前提とした制作フロー」を紹介します。

なぜ営業資料の作成が「人手不足」で止まるのか

営業資料づくりが進まない背景には、担当者の兼務やスキル不足など複数の要因が重なっています。業務負荷が高い環境では改善の時間を確保しづらく、資料が古いまま運用される状況が続きやすくなります。ここでは、特に障壁となる代表的なポイントを整理します。

マーケと営業の両方を兼任しており時間が足りない

マーケティングと営業を兼任している担当者は、日々の業務に追われやすく、資料作成の優先度がどうしても下がりがちです。問い合わせ対応や施策準備が積み重なるにつれ、資料改善に手を付ける余裕は失われていきます。

その結果として、「とりあえず現行資料を使い続ける」という消極的な運用に陥り、新しい提案内容や市場変化を反映できない状態が続くことになります。この遅れが営業成果に影響を与え、組織全体のパフォーマンス低下につながる点も見逃せません。

資料制作のスキル・デザイン知識が社内に蓄積していない

営業資料は、情報整理だけでなくビジュアル設計や表現技術も求められます。

しかし、こうした専門スキルが社内で十分に育っていない場合、作っても「何か伝わりにくい」「説得力が弱い」といった問題が残りがちです。さらに、営業側から細かな改善依頼が寄せられても、どう修正すべきか判断できず停滞する状況も発生します。

スキル不足による品質ギャップが大きいほど、改善サイクルが回らなくなる点は重大な課題と言えるでしょう。

属人化により誰も主導できない

資料作成が特定の担当者に依存している場合、その人物の退職や異動をきっかけに資料運用が停滞するケースが少なくありません。

過去の意図が共有されていない資料は改善の方向性が定まらず、結果として古い表現や不明瞭な構成が放置されます。属人化はノウハウの継承を阻むだけでなく、「誰が手を入れるべきか分からない」状態を生み出すため、改善の着手自体が遅れやすくなります。

この状況を放置すると、資料全体がバラバラの品質になり、営業現場での説明にムラが生じてしまいます。

外注したいが、依頼方法がわからず判断が止まっている

外注を検討しても、「何を渡せば伝わるのか」「どこまで任せてよいのか」が曖昧だと、担当者は決断しにくいものです。その結果、依頼準備の段階で思考が止まり、結局内部で対応しようとして時間だけが失われてしまいます。

外注は本来、制作負担を減らし品質を高める手段ですが、手順が不明確だと逆にハードルが上がります。依頼に必要な情報や役割分担を事前に整理しておくだけで動き出しやすくなるため、最初の設計が非常に重要になります。

結論｜営業資料は“部分外注”で最短改善できる

資料づくりが止まる理由の多くは、制作そのものにかかる負荷の高さです。そこで有効なのが、作業を領域ごとに切り分け、負担の大きい工程だけ外部へ委ねる方法です。判断や戦略設計は社内で担い、制作部分を外注することで、短期間で品質を底上げできます。

外注すべき領域と内製すべき領域の境界線

外注が適しているのは、専門性が必要な工程や作業量が多い部分です。

中でも構成案とデザインは経験値が強く影響するため、外部のプロに任せるだけで資料の完成度は大きく変わります。一方、社内にしか判断できない部分は内製で固めることで、外注との連携がスムーズになります。役割を明確にすることで質とスピードの両立が可能になります。

外注化が成果に直結する理由

営業資料は顧客の理解と納得を引き出す「設計物」であり、専門家が入ると読み手の視点が自然に反映されます。論理構成の精度が高まり、図解やレイアウトも分かりやすくなるため、説明の手間が減り商談のテンポも整います。

また、客観的な視点で情報を整理できる点も外注の強みです。内部だけでは気づきにくい改善ポイントが浮き彫りになり、最終的な提案力の向上へとつながります。結果として、営業成果に直結する資料へ進化しやすくなります。

内製で決めるべきは「目的の定義」だけでよい

外注を成功させる鍵は、最初の「目的設定」にあります。資料の目的や想定読者が曖昧だと、どれだけ制作が上手でも成果の出る資料にはなりません。

逆に、社内で決めるべきことは「この資料で何を達成したいか」という一点だけでも十分です。目的と対象がクリアであれば、外注先は適切な構成案を作成し、内容に一貫性を持たせられます。

無理に全工程を抱え込む必要はなく、判断領域だけ社内で担う運用が最も効率的です。

人手不足でも回る営業資料の作成フロー

外注を前提に制作フローを再設計すると、資料作成は属人化せず継続的に回る業務に変わります。重要なのは、外注に任せる部分と社内で決めるポイントを分け、再現性のある流れを作ることです。以下では、実務ですぐ使える5つのステップを整理します。

Step1｜目的・想定読者・使用シーンを整理する

最初に決めるべきは、資料の役割を明確にすることです。目的・読者・使用シーンを定義しておくと、外注先が構成を組む際の迷いがなくなり、内容の整合性も保ちやすくなります。

例：

このように粒度をそろえておくことで、構成案の質が格段に高まり、制作の方向性がぶれなくなります。

Step2｜必要な成果物の範囲を確定する

成果物の範囲を明確にすると、外注コストを適切に管理できます。「どのページを修正するか」「新規ページの要否」など、必要な項目を事前に固めておくことが大切です。

最低限決めるべき項目：

こうした情報を整理して渡せば、見積りの精度が上がり、無駄なコストを抑えられます。外注先との認識違いも減り、制作スピードが安定します。

Step3｜外注先へ渡す要件定義テンプレを適用する

制作に入る前に要件定義書を作成すると、認識のズレを防げます。具体的には以下の情報を含めると効果的です

資料の目的：

このテンプレートを用意しておけば、外注先の理解度が高まり、成果物の品質が安定します。作業の手戻りも減るため、対応時間の節約にもつながります。

Step4｜納品物のチェック基準を明確化する

納品後にどこを見るべきかを事前に定めておくと、検収作業がスムーズになります。評価基準は次の通り整理しておくと便利です。

納品物のチェック評価基準：

これらを毎回チェックするだけで品質が安定し、資料改善の基盤が整います。担当者が変わっても判断が揃うため、属人化防止にも役立ちます。

Step5｜改善サイクルの作り方

資料は作って終わりではなく、運用しながら改善することで完成度が高まります。営業現場の反応や商談データを収集し、次の改善に生かす仕組みを整えることが重要です。

これらを把握して外注先へフィードバックすれば、改善の方向性が明確になります。継続的なチューニングにより、資料の説得力が着実に向上し、営業成果の底上げにつながるでしょう。

営業資料を外注する際に絶対に外せないポイント

営業資料を外注する際は、依頼内容の精度が仕上がりを大きく左右します。特に、目的の明確化や完成イメージの共有、修正ルールの設定は欠かせません。さらに、検収と改善の仕組みを整えることで、プロに依頼する価値を最大化できます。ここでは、その重要ポイントを整理します。

目的が曖昧なまま依頼しない

資料制作を外部に依頼する際、目的が曖昧な状態で進めてしまうと構成の軸が定まらず、期待とは異なるアウトプットになりがちです。そのため、先に「何を誤解として解消したいのか」「読み手にどんな変化を起こしたいのか」を具体的に言語化しておくと、外注先が意図を汲み取りやすくなります。

また、目的が明確であれば、構成案やデザインの方向性も一貫し、手戻りも最小限に抑えられます。依頼前のこの整理は、成果物の質を左右する重要な工程です。

完成イメージを共有してから着手する

完成イメージを共有しないまま外注に入ると、デザインや構成でミスマッチが起こりやすくなります。参考資料、過去の成功事例、ブランドトーンを示したドキュメントなどを提示し、方向性を可視化することが大切です。

外注先にとっても、イメージの基準があるほど作業が進めやすくなり、期待値とのズレを抑えられます。具体例があるほど判断が容易になるため、依頼時には可能な限り素材を集めて渡しておくとスムーズです。

修正回数や納期を曖昧にしない

修正回数や納期を曖昧にすると、後のトラブルにつながる恐れがあります。依頼時点で「何回まで対応可能か」「いつまでに仕上げるか」を明記しておけば、双方の認識が揃い、スケジュールが崩れにくくなります。

特に営業資料は利用シーンが明確なことが多く、期限に間に合わせることが重要です。事前にルールを設定することで、プロジェクト全体が安定し、無駄なストレスも減らせるでしょう。

検収と改善の仕組みを作る

初回納品で完璧な状態を求めすぎると、依頼する側も受ける側も負担が大きくなります。むしろ「改善を前提とした運用フロー」を作る方が、品質は長期的に安定します。

営業現場の声を集めて外注先へフィードバックし、改善点を次の更新に反映していく形が理想です。検収基準を明確にしておけば、判断もしやすくなり、資料が毎回同じクオリティで保たれます。

継続的な改善プロセスこそ、外注活用の大きな価値です。

外注費用の目安｜依頼範囲で変わるコスト感

Webサイトやコンテンツの制作を外注する際、コストは依頼範囲によって大きく変動します。企業規模や用途によって金額は変わりますが、大まかな目安として以下のレンジを参考にしてください。

外注費用の透明性を担保したうえで、自社の予算と照らし合わせて判断すると、業者選びにおける迷いを減らすことができるでしょう。

営業資料改善で押さえるべき3つの成功ポイント

営業資料を強化するには、見た目を整えるだけでは力を発揮しません。商談のストーリーに沿った情報整理や、相手が理解しやすい構成づくりが不可欠になります。ここでは、資料を改善する際に必ず確認したい3つのポイントを紹介し、次の具体施策につながる視点をまとめます。

成功ポイント1：情報の優先順位を明確にする

営業資料が読まれない原因の多くは、情報を詰め込み過ぎて焦点がぼやけている点にあります。

まずは「顧客が最初に知りたい内容」を中心に据え、次に補足的な情報を整理すると伝わりやすくなります。特に、課題・解決策・導入後の価値の順に並べると、自然と訴求軸が整う傾向があります。伝えたい内容が増えた場合も、章ごとに目的を設定しておけば、資料全体の流れが乱れにくくなります。

こうした優先度の整理を行うことで、読み手が迷わず理解でき、商談のテンポも上がる構成を実現できます。

成功ポイント2：ストーリーラインを統一する

営業資料は単なる情報の集合体ではなく、読み手に「納得」を生み出す流れが重要です。資料全体のストーリーが統一されていると、商談の展開がスムーズになり、相手が判断しやすい状態をつくれます。

具体的には、現状の課題提示から始まり、その課題が放置された場合のリスク、改善策としてのサービス提案、期待できる効果という順序が効果的です。章ごとにメッセージを一つに絞ることで、話の軸がぶれなくなり、説得力が高まります。

ストーリーを意識した構成は、競合との差別化にもつながるため、成果に直結しやすくなります。

成功ポイント3：第三者視点でのチェックを入れる

自社メンバーだけで資料を作り続けると、どうしても「読み慣れ」により気づきが薄れがちです。

そのため、完成した資料を第三者に確認してもらうことで、理解しづらい箇所や説明不足のポイントを客観的に把握できます。営業メンバー以外のチームにチェックを依頼すると、顧客に近い視点で内容を評価してもらえるため、表現の修正や流れの改善につながるケースが多く見られます。

また、外部の専門家にレビューを依頼する方法も有効です。専門家の意見を取り入れることで、資料全体の質が安定し、商談での説明力が安定する効果が期待できます。

明日からできる「小さな外注」3選

いきなり大規模な外注に踏み切るのは不安が残りやすいため、まずは試しやすい“小さな外注”から始める方法が効果的です。少額・短期間で実施できる依頼で品質や進め方を確認すれば、外注運用のハードルが下がります。

ここでは、すぐ実践できる3つの例を紹介します。

1. 既存資料の1ページだけ改善依頼

一部のページのみを外注する方法は、最初のテストとして非常に有効です。全体を依頼する必要がないため、コストを抑えながら、外注先のクオリティやコミュニケーションの相性を確認できるでしょう。

また、たった1ページを改善するだけでも、構成の工夫やデザインの洗練度を把握しやすく、今後の依頼判断に役立ちます。小さな依頼から始めることで、外注活用への心理的なハードルも下がり、次の依頼に踏み出しやすくなります。

2. デザインテンプレを制作してもらう

全体の統一感を整えたい場合には、デザインテンプレートだけを外注する方法が効果的です。テンプレがあると、社内で資料を作る際もブレがなくなり、ブランドイメージを一定に保てます。

さらに、テンプレが基盤として機能するため、社内メンバーが制作する資料も自然とレベルが上がる点が魅力です。毎回外注するコストを抑えつつ、資料全体の質を底上げしたい企業にとって、最も取り入れやすい施策となるでしょう。

3. 構成案だけプロに作成してもらう

資料の方向性を固めたいものの、制作まで手が回らない場合は、構成案のみを外注する方法が適しています。社内でストーリーや戦略方針だけを決定し、構成の骨子をプロに作成してもらうことで、制作時の迷いがなくなります。

構成案が明確であれば、社内メンバーが原稿を書き進めたり、デザインを調整したりしやすくなるため、ハイブリッド型の制作が実現可能です。少ない工数で効果を感じられるため、外注に慣れる第一歩としても活用しやすい手法です。

まとめ｜人手不足でも営業資料はすぐ改善できる

営業資料の改善は、制作業務を外注へ切り分けるだけで、「継続して回る業務」へと変わります。

社内で決めるべきなのは、資料の目的や読者像の整理のみです。構成、ライティング、デザインといった実作業は、外部のプロに任せた方が格段にスピーディに進められます。

正しいフローさえ整えれば、資料は継続的にアップデートしていくことができ、それが結果的に営業成果にも直結していくはずです。

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